Fachliches Prozessmanagement bildet das Fundament für effiziente, transparente und zukunftsfähige Geschäftsprozesse. Bei der viadee setzen wir auf eine ganzheitliche Betrachtung, die sowohl die strategische Ausrichtung als auch die operative Umsetzung umfasst. Durch die enge Verzahnung von Fachlichkeit, IT und Organisation schaffen wir nachhaltige Lösungen, die sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lassen und echten Mehrwert für Ihre Organisation bieten.
Worauf kommt es an?
Um Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation effektiv umzusetzen und BPM erfolgreich zu gestalten, haben sich in unserer langjährigen Erfahrung folgende Aspekte als essentiell erwiesen:
1. Bewusstsein schaffen
Es ist wichtig, die Bedeutung von Prozessen und Abläufen sowie ihren Einfluss auf die Effizienz und die Qualität der Arbeit und der Ergebnisse Ihres Unternehmens zu verdeutlichen. Durch ein Bewusstsein und ein gemeinsames Verständnis Ihrer Prozesse erfüllen Sie einen wichtigen Erfolgsfaktor in BPM-Initiativen.
2. Prozesse dokumentieren
Alle relevanten Prozesse Ihrer Organisation sollten klar und strukturiert in Form von Prozesssteckbriefen dokumentiert sein. Diese beinhalten neben einer Kurzbeschreibung und allen relevanten Eigenschaften vor allem Prozessmodelle, um auch komplexe Abläufe anschaulich und leicht verständlich darzustellen. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien und hilft dabei Missverständnisse zu vermeiden.
3. Verantwortungen definieren
Teammitglieder sollten stets ein Bewusstsein dafür haben, ob und mit welchen Prozessen sie in welcher Rolle in Beziehung stehen und welche Verantwortlichkeiten bestehen. Die Definition und klare Zuweisung von Zuständigkeiten im Rahmen der Prozesse fördert Engagement, Identifikation und die Einhaltung von Prozessen.
4. Regelmäßige Prüfung
Geschäftsprozesse unterliegen einem ständigem Wandel und sollten nicht als statisch betrachtet werden. Ebenso sollte Prozessdokumentation nicht im Schrank verschwinden, sondern gelebt und in regelmäßigen Reviews hinterfragt und bei Bedarf angepasst werden. Feedback durch Beteiligte hilft dabei, Prozesse fortlaufend zu optimieren und sie an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.
5. Technologie nutzen
Geeignete Tools und Software hilft Ihren Teams bei der erfolgreichen Gestaltung Ihres Geschäftsprozessmanagements. Gerade im fachlichen Prozessmanagement sollten Tools leichtgewichtig und intuitiv zu nutzen sein, um möglichst wenig Zeit und Energie in die Bedienung eines Werkzeug statt in die Erschaffung der ersten Ergebnisse zu stecken. Weiterhin können Workflow-Management-Systeme und Process-Engines dabei helfen, die erfassten Prozesse zu automatisieren und damit noch effizienter zu gestalten.
6. Kollaboration fördern
Prozessmanagement gelingt nur als gemeinsames Vorgehen. Daher sollten Sie eine Kultur der offenen Kommunikation fördern und Teams dazu ermutigen, Erfahrungen und Herausforderungen mit Prozessen zu teilen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.
7. Beteiligte schulen und weiterbilden
Durch regelmäßige Schulungen und Seminare zu ausgewählten Themen halten Sie das Wissen zu BPM und Prozessautomatisierung aktuell und machen Ihre Teams mit neuen Methoden und Best Practices vertraut.
8. Auf Veränderung reagieren
Die Einführung eines strukturierten Prozessmanagements kann auf Widerstände in Ihrer Organisation stoßen und fortlaufende Veränderungen in Prozessen können betroffene Personen verunsichern. Aus diesen Gründen sollten sie Maßnahmen im Prozessmanagement durch ein koordiniertes Change Management und Governance Prozesse begleiten.
Was bietet die viadee mit Bezug zu fachlichen Prozessmanagement an?
Damit Ihre BPM-Initiative zum Erfolg wird, können wir Sie bei allen Aspekten, zu unterschiedlichen Zeitpunkten und natürlich während des gesamten Verlaufs des Geschäftsprozessmanagement unterstützen.
Fachliche Analyse, Schulungen und Coachings
Wir begleiten Sie ganzheitlich bei Ihren BPM-Initiativen – flexibel, kompetent und individuell. Ob Fachanalyse, Identifikation und Modellierung von Kern- und Supportprozessen, Einführung neuer Methodiken oder Schulungen: Wir steigen genau dort ein, wo Sie uns brauchen, und unterstützen Sie in jeder Projektphase, passgenau nach Ihren Anforderungen. Dabei setzen wir bevorzugt auf die bewährten Modellierungsstandards BPMN und DMN (s.u.), gerne auch in Form unserer entsprechenden Erweiterungen für Atlassian Confluence. Gleichzeitig bleiben wir technologie- und anbieterunabhängig und richten unsere Beratung stets an Ihren Zielen und Vorstellungen aus. Unsere gemeinsamen Arbeitsergebnisse dokumentieren wir strukturiert als Prozess- und Regelmodelle, etwa in Form von Prozesssteckbriefen und Prozesslandkarten. In unseren Schulungen und Seminaren vermitteln erfahrene viadee-Berater:innen praxisnah Methoden und Vorgehensweisen, um das Zusammenspiel von Prozessen und Geschäftsregeln in Ihrer Organisation nachhaltig zu verstehen und umzusetzen. Grundlagen bieten wir Ihnen z. B. im Rahmen unseres “BPM-Seminar Prozessmanagement und Prozessanalyse mit BPMN und DMN”, aber werfen Sie gerne einen Blick auf unsere vielfältigen Seminarangebote oder kontaktieren Sie uns, um gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung für Sie zu gestalten.
Prozessmodellierung mit BPMN
Um Prozesse zu modellieren hat sich die Sprachnotation BPMN schon länger als de-facto-Standard etabliert. Prozessmodelle bilden eine ideale Möglichkeit zur Kommunikation zwischen fachlich und technisch am Prozess beteiligten Personen. In dieser Form bilden sie eine Brücke zwischen dem fachlich-strategischen Prozessmanagement und der technischen Prozessautomatisierung.
Eine leichtgewichtige und integrierte Lösung um Prozessmodelle in BPMN anzufertigen, zentral zur Verfügung zu stellen und gemeinschaftlich zu pflegen, bieten wir mit dem BPMN Modeler für Confluence. Mit Hilfe dieser Erweiterung für Atlassian Confluence wird ein fundiertes Prozessmanagement direkt im Unternehmens-Wiki ermöglicht. Als Mitglied der BPMN Model Interchange Working Group (MIWG) unterstützen aktiv bei der fortlaufenden Entwicklung der Sprachnotation. Die Erkenntnisse und Absprachen fließen unmittelbar in die Entwicklung des Confluence-Plugins ein, was sich nicht zuletzt in dem sehr guten Ergebnis der unabhängigen Tests für BPMN-Tools widerspiegelt. Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Möglichkeiten über den BPMN Modeler für Confluence oder sprechen Sie uns gerne an.
Entscheidungsmodellierung mit DMN
Das Decision Management bezeichnet die systematische Gestaltung, Modellierung, Automatisierung und Steuerung von Entscheidungen in Ihrer Organisation. Es geht darum Entscheidungsregeln zu identifizieren, dokumentieren, verwalten und anzuwenden. Dies geschieht zumeist in den Abläufen und Prozessen und ist daher nicht aus dem Prozessmanagement wegzudenken. Ein strukturiertes Vorgehen im Decision Management sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Konsistenz, indem Entscheidungen ähnlich wie Prozesse zentral dokumentiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar an allen Stellen angewendet werden. Durch eine automatisierte Anwendung von Geschäftsregeln werden Prozessabläufe beschleunigt und Fehler reduziert. Zentrale Entscheidungs-Gonvernance ermöglicht es wichtige Compliance-Richtlinien einzuhalten und Änderungen dennoch schnell umzusetzen. Typische Anwendungsfälle sind z. B. Kreditvergabe, Tarifauswahl, Betrugserkennung oder automatisierte Kundeninteraktionen. Analog zur Prozessnotation BPMN bietet DMN eine Möglichkeit, Entscheidungen strukturiert festzuhalten. Zur Unterstützung bei der Dokumentation von Entscheidungsregeln im DMN-Format bieten wir mit dem DMN Modeler für Confluence ebenfalls ein leichtgewichtiges Tool, das die zentrale und kollaborative Dokumentation von Entscheidungsregeln in Ihrem Enterprise-Wiki ermöglicht