Kurzüberblick
Kunde: PROSOZ Herten GmbH
Branche: Beratung und Softwarelösungen im öffentlichen Umfeld
Projektzeitraum: September 2025 bis März 2026
Unsere Rolle: Analyse, agile Prozessberatung, QS-Strategieberatung, Test-Assessment, Konzeption, Coaching und Prototyping
Zentrale Herausforderung: Historisch gewachsene Entwicklungs-, Anforderungs- und Testprozesse sollten transparenter, strukturierter und zukunftsfähiger werden.
Kernlösung: viadee analysierte agile Prozesse, Jira-Strukturen, Anforderungen und die Qualitätssicherung. Daraus entstanden auf die jeweiligen Teams zugeschnittene Lösungen.
Erzieltes Ergebnis:
Prosoz erhielt eine belastbare Grundlage, um Softwarequalität systematischer zu steuern, Testprozesse zu verbessern, agile Zusammenarbeit zu stärken und regulatorische Nachweisfähigkeit vorzubereiten.
Prosoz wollte im Bereich „Digitale Integration“ besser verstehen, wie Anforderungen, Entwicklung, Tests und Qualitätssicherung ineinandergreifen – und wo die größten Verbesserungshebel liegen. viadee betrachtete dafür sowohl organisatorische Prozesse als auch technische Teststrukturen: von Jira und SCRUM-Rollen bis zur Anforderungsqualität.
Im Bereich soziale Sicherung waren zudem mehr als 10.000 Testskripte sowie der Testprozess insgesamt zu analysieren.
Das Ergebnis war jeweils kein isolierter Analysebericht, sondern ein konkreter Fahrplan für agilere Zusammenarbeit, bessere Testqualität, klarere QS-Verantwortung und weitere Schritte in Richtung Testautomatisierung.
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Kunde & Ausgangssituation
Prosoz entwickelt seit 1989 Beratungs- und Softwarelösungen für die öffentliche Verwaltung. Die Lösungen unterstützen Kommunen bei komplexen Fachaufgaben: Jährlich werden darüber rund 25 Milliarden Euro an sozialen Leistungen ausgezahlt und über 100.000 Bauanträge pro Jahr über unsere Software genehmigt, dabei betreut Prosoz rund 60% aller Bauaufsichtsbehörden in ganz Deutschland. Zudem ermöglichen die Lösungen rund 75.000 Menschen den Bezug von Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz. Mit über 600 Mitarbeitenden treibt Prosoz die Digitalisierung kommunaler Prozesse voran.
Dabei verändert sich das Umfeld, in dem die Software eingesetzt wird, kontinuierlich. Neue gesetzliche Vorgaben, technologische Entwicklungen und gesellschaftliche Anforderungen treffen auf etablierte Strukturen und gewachsene Prozesse. Diese müssen regelmäßig überprüft und an eine neue Realität angepasst werden. Zugleich sind im öffentlichen Sektor Zuverlässigkeit, Nachvollziehbarkeit und fachliche Korrektheit besonders wichtig. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Qualität und Transparenz der eingesetzten Software.
Vor diesem Hintergrund beauftragte Prosoz die viadee damit, die bestehenden Prozesse und Teststrukturen systematisch zu analysieren und daraus ein tragfähiges Zielbild abzuleiten.
Projekt 1 in der Sozialen Sicherung
Problemstellung
Die zentrale Herausforderung bei der Entwicklung der Software “Prosoz Open” im Anwendungsgebiet der Sozialen Sicherung (SGB XII) lag im Zusammenspiel mehrerer Themen: Anforderungen, agile Planung, Entwicklung, Testmanagement und Qualitätssicherung waren zwar vorhanden, aber nicht durchgängig miteinander verzahnt.
Im Anforderungs- und Entwicklungsprozess fehlten verbindliche Strukturen. Abläufe waren teilweise stark personenbezogen und nicht immer dokumentiert. Rollen wie Product Owner, strategisches Produktmanagement, Entwicklungsteam und künftiger SCRUM Master waren noch nicht klar genug voneinander abgegrenzt. Auch regelmäßige SCRUM-Elemente wie Sprintziele, Refinements, Retrospektiven oder systematische Kapazitätsplanung waren nicht vollständig etabliert.
Das hatte direkte Auswirkungen auf die Qualitätssicherung. Wenn Anforderungen nicht ausreichend beschrieben sind, fehlen klare Akzeptanzkriterien. Ohne diese Grundlage wird es schwierig, belastbare Tests abzuleiten oder eindeutig zu bewerten, ob eine Funktion fachlich korrekt umgesetzt wurde.
Auch die bestehende Testlandschaft zeigte typische Merkmale historisch gewachsener Systeme. Die Analyse der Funktionstests machte sichtbar:
Es gibt sehr viele automatisierte Testscripte. Das ist erstmal gut.
Viele Testskripte waren sehr komplex aufgebaut.
Bei mehr als der Hälfte der Skripte lag der Dokumentationsanteil unter 10 %.
Es gab Hinweise auf Redundanzen und Doppelarbeit.
Ein zentraler Testfallkatalog fehlte.
Testdatenmanagement war aufwändig und nicht immer realitätsnah.
CI/CD-Kapazitäten stießen an Grenzen.
Hinzu kam: Eine übergreifende QS-Strategie mit klaren Rollen, Verantwortlichkeiten, Standards und KPIs war noch nicht etabliert. Qualitätssicherung fand vor allem entwicklungsnah statt, etwa über Unit-Tests. Integrations-, System- und End2End-Tests waren nicht in dem Umfang vorhanden, der für eine belastbare Aussage zur Produktqualität notwendig gewesen wäre.
Damit fehlte Prosoz eine durchgängige Sicht auf Qualität: von der Anforderung über die Umsetzung bis zum dokumentierten Testergebnis.
Zielsetzung des Projekts
Ziel des Projekts war es, Transparenz über die bestehende Funktionstestlandschaft zu schaffen und daraus konkrete Empfehlungen für eine nachhaltige Verbesserung der Testqualität abzuleiten.
Im Mittelpunkt standen drei Fragen:
Wie ist die bestehende Testlandschaft strukturiert?
Dazu gehörten Umfang, Komplexität, Dokumentationsgrad und mögliche Redundanzen der Testskripte.Welche Muster und Schwachstellen lassen sich erkennen?
Die Analyse sollte nicht bei Einzelbeobachtungen stehen bleiben, sondern wiederkehrende Ursachen und systematische Optimierungspotenziale sichtbar machen.Welche Maßnahmen bringen den größten Nutzen?
Am Ende sollte Prosoz eine priorisierte Entscheidungsgrundlage erhalten, um Verbesserungen gezielt und realistisch anzugehen.
Neben technischen Aspekten wie Teststruktur, Dokumentation und CI/CD-Kapazitäten ging es auch um organisatorische Ziele: klarere Verantwortlichkeiten, bessere Planbarkeit, eine frühere Einbindung relevanter Stakeholder und realitätsnähere Testdaten.
Lösungsansatz
viadee kombinierte eine technische Analyse der Testskripte mit qualitativen Einblicken aus der Organisation. Dadurch entstand ein ganzheitliches Bild: Die automatisierte Auswertung zeigte messbare Auffälligkeiten, während Interviews halfen, Ursachen, Arbeitsweisen und praktische Herausforderungen besser zu verstehen.
Zunächst wurden Gespräche mit Mitarbeitenden aus mehreren Fachbereichen geführt. Dabei ging es um bestehende Prozesse, typische Reibungspunkte, Verantwortlichkeiten und den Umgang mit Anforderungen, Releases, Testdaten und Infrastruktur. Diese Perspektive war wichtig, weil Testqualität nicht allein durch Testskripte entsteht. Sie hängt auch davon ab, wie Anforderungen formuliert, Prioritäten gesetzt und Änderungen in den Entwicklungsprozess eingebracht werden.
Parallel dazu analysierte viadee die vorhandenen Testfallstrukturen automatisiert. Betrachtet wurden unter anderem:
Nutzung und Aufbau der Testskripte
Komplexität einzelner Skripte und Testschritte
Ähnlichkeiten zwischen Tests zur Erkennung möglicher Redundanzen
Verhältnis von Code zu Dokumentation
Muster, die auf Wartungsrisiken oder Doppelarbeit hindeuten
Ein wichtiger Bestandteil war die Ähnlichkeitsanalyse. Sie half dabei zu erkennen, wo Tests sehr ähnliche Abläufe abbildeten und potenziell zusammengeführt, konsolidiert oder klarer voneinander abgegrenzt werden könnten. Damit ließ sich nicht nur technischer Ballast identifizieren, sondern auch ein Ansatzpunkt für effizientere Pflegeprozesse schaffen.
Die Ergebnisse wurden anschließend strukturiert bewertet und priorisiert. So entstand kein abstrakter Analysebericht, sondern eine handlungsorientierte Grundlage für die nächsten Schritte.
Ergebnis & Mehrwert für den Kunden
Prosoz erhielt eine fundierte Bestandsaufnahme der bestehenden Funktionstestlandschaft und eine klare Priorisierung der wichtigsten Verbesserungsfelder. Besonders wertvoll war dabei die Kombination aus messbarer technischer Analyse und organisatorischer Einordnung.
Zentrale Ergebnisse waren:
Transparenz über mehr als 10.000 Testskripte
Die Analyse machte Umfang, Komplexität, Dokumentationsgrad und strukturelle Muster der Testlandschaft sichtbar.Identifikation von Wartungsrisiken
Besonders komplexe und schlecht dokumentierte Testskripte konnten als Risikobereiche erkannt werden.Erkennung von Redundanzen und Doppelarbeit
Die Ähnlichkeitsanalyse zeigte Potenziale zur Konsolidierung und besseren Strukturierung der Tests.Konkrete Handlungsempfehlungen statt allgemeiner Hinweise
Die Ergebnisse wurden priorisiert und in umsetzbare Maßnahmen übersetzt.Besseres gemeinsames Verständnis zwischen Fachbereichen und IT
Durch Interviews und strukturierte Auswertung entstand ein gemeinsames Bild der Herausforderungen und Handlungsfelder.
Aus den Erkenntnissen wurden mehrere Empfehlungen abgeleitet. Dazu gehörten verbindliche Standards für Testfallstruktur und Dokumentation, ein zentraler Testfallkatalog sowie die Optimierung des Testdatenmanagements. Auch die Skalierung der CI/CD-Infrastruktur wurde als wichtiger Hebel identifiziert, um Kapazitätsengpässe zu reduzieren und Testprozesse stabiler zu machen.
Langfristig schafft diese Grundlage die Möglichkeit, Testqualität systematischer zu steuern. Für die IT bedeutet das eine bessere Wartbarkeit und geringere Komplexität. Fachbereiche profitieren von nachvollziehbareren Tests und realitätsnäheren Testdaten. Das Management erhält eine belastbare Entscheidungsbasis für Investitionen in Qualitätssicherung, Infrastruktur und Prozessverbesserung.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war der ganzheitliche Blick auf die Testlandschaft. viadee betrachtete nicht nur Skripte, Kennzahlen und technische Strukturen, sondern auch die Arbeitsrealität der beteiligten Teams.
Gerade bei gewachsenen Testbeständen greifen rein technische Empfehlungen oft zu kurz. Ein neues Dokumentationsschema oder ein zentraler Testfallkatalog entfalten nur dann Wirkung, wenn sie zu den Prozessen, Rollen und Kapazitäten der Organisation passen. Deshalb wurden technische Analysen und Gespräche mit Fachbereichen bewusst miteinander verbunden.
Die Zusammenarbeit war geprägt von einem pragmatischen Vorgehen: erst verstehen, dann bewerten, dann priorisieren. So entstanden Empfehlungen, die nicht nur fachlich sinnvoll, sondern auch anschlussfähig für den konkreten Kundenkontext waren.
Projekt 2 im Bereich der Digitalen Integration
Problemstellung
Die zentrale Herausforderung lag nicht in einem einzelnen Tool oder Prozessschritt, sondern im Zusammenspiel mehrerer organisatorischer und methodischer Lücken.
Es gab keinen durchgängig dokumentierten und gelebten Prozess für Anforderungsaufnahme, Priorisierung, Sprintplanung und Umsetzung. Dadurch hingen Abläufe stark von einzelnen Personen ab. Für das Team bedeutete das: Entscheidungen waren nicht immer nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten nicht immer klar und Planungen nur begrenzt belastbar.
Auch die Rollen waren nicht eindeutig abgegrenzt. Insbesondere die Product-Owner-Rolle war im Verhältnis zum strategischen Produktmanagement nicht klar genug definiert. Zudem fehlte ein SCRUM Master als feste Rolle vollständig. Dadurch gab es niemanden, der den agilen Prozess kontinuierlich moderiert, Hindernisse sichtbar macht und die Weiterentwicklung der Arbeitsweise systematisch begleitet.
Hinzu kamen methodische Lücken:
Anforderungen wurden nicht regelmäßig verfeinert oder geschätzt.
Es gab keine etablierte Definition of Ready und Definition of Done.
Sprintziele, Kapazitätsplanung und Performancemonitoring waren nicht systematisch verankert.
Retrospektiven als Mechanismus zur kontinuierlichen Verbesserung fanden nicht regelmäßig statt.
Qualitätssicherung war nur rudimentär in den Entwicklungsprozess integriert.
Auch die Stakeholder-Kommunikation war ausbaufähig. Regelmäßige Reviews mit internen oder externen Stakeholdern fehlten, Kundenfeedback wurde nicht systematisch in den Entwicklungsprozess zurückgeführt. Gleichzeitig bestand ein Spannungsfeld zwischen entwicklungsorientierten und vertriebsnahen Perspektiven.
Die Auswirkungen waren typisch für wachsende Teams mit steigender Produkt- und Stakeholder-Komplexität: eingeschränkte Planbarkeit, uneinheitliche Priorisierung, fehlende Transparenz über Fortschritt und Qualität sowie ein erhöhtes Risiko, dass Anforderungen zu spät geklärt oder unterschiedlich interpretiert werden.
Zielsetzung des Projekts
Ziel des Projekts war es, eine belastbare Grundlage für die Einführung von SCRUM im Team Digitale Integration zu schaffen. Dabei ging es nicht um eine schematische Einführung eines Frameworks, sondern um ein Vorgehen, das zur Organisation, zum Reifegrad des Teams und zum verfügbaren Budgetrahmen passt.
Konkret sollten folgende Ziele erreicht werden:
Transparenz schaffen: Bestehende Prozesse, Rollen, Werkzeuge und Schwachstellen sollten nachvollziehbar analysiert und dokumentiert werden.
Agilen Zielzustand definieren: Für das Team sollte beschrieben werden, wie ein praktikabler SCRUM-Prozess mit Rollen, Events und Artefakten aussehen kann.
Rollen klären: Product Owner, SCRUM Master, Entwicklungsteam und angrenzende Rollen sollten klarer abgegrenzt werden.
Anforderungsprozess verbessern: Anforderungen sollten künftig besser vorbereitet, priorisiert, geschnitten und geschätzt werden können.
Planbarkeit erhöhen: Sprintplanung, Kapazitätsplanung, Sprintziele und einfache Kennzahlen sollten als Steuerungsinstrumente etabliert werden.
Jira wirksamer nutzen: Die vorhandene Tool-Landschaft sollte so strukturiert werden, dass sie den Prozess unterstützt statt zusätzliche Komplexität zu erzeugen.
Einführung vorbereiten: Ein Transformationsplan sollte beschreiben, wie SCRUM schrittweise und realistisch eingeführt werden kann.
Ein wichtiger Erfolgsfaktor war dabei, nicht nur methodische Empfehlungen zu formulieren, sondern diese direkt mit konkreten Arbeitsweisen und Werkzeugstrukturen zu verbinden.
Lösungsansatz
Die viadee ging in vier aufeinander aufbauenden Phasen vor.
In der Ist-Analyse wurden Interviews mit relevanten Stakeholdern geführt, die Teamarbeit beobachtet und die bestehende Jira-Nutzung untersucht. Ergänzend wurden Jira-Daten statistisch ausgewertet, unter anderem zur Ticketentwicklung, zu Lösungszeiten und zur Priorisierung. So entstand kein rein subjektives Bild, sondern eine Analyse, die qualitative Eindrücke mit konkreten Daten belegte.
Auf dieser Basis wurde in der Soll-Analyse ein Zielzustand beschrieben: ein SCRUM-orientierter Prozess mit klaren Rollen, festen Events, definierten Artefakten und verbindlichen Qualitätskriterien. Dazu gehörten unter anderem Empfehlungen für Refinements, Sprint Planning, Reviews, Retrospektiven sowie Definition of Ready und Definition of Done.
Anschließend entwickelte die viadee ein Transformationsmodell. Ursprünglich war ein breiter angelegter Einführungsprozess vorgesehen. Aufgrund des begrenzten Budgetrahmens wurde jedoch bewusst ein fokussierteres, direkteres Vorgehen gewählt. Dieses konzentrierte sich auf ausgewählte agile Übungen, konkrete Impulse für das Team und gezielte Trainings für die Product-Owner-Rolle.
Als praktisches Steuerungsinstrument entstand zusätzlich ein SCRUM 7+1 Bausteinplan. Dieser Maßnahmenkatalog beschreibt acht Phasen der Einführung, unter anderem:
gemeinsames Verständnis schaffen
Basisstrukturen aufbauen
Anforderungsaufnahme verbessern
Sprintplanung und Sprintdurchführung optimieren
Reviews und Feedbackschleifen etablieren
Arbeitsweise kontinuierlich verbessern
Damit erhielt Prosoz nicht nur eine Analyse, sondern einen konkret nutzbaren Fahrplan für die weitere Umsetzung.
Umsetzung und Projektverlauf
Zu Beginn stand die strukturierte Bestandsaufnahme. Die viadee führte Gespräche mit unterschiedlichen Rollen, betrachtete die vorhandenen Arbeitsabläufe und analysierte, wie Jira im Alltag tatsächlich genutzt wurde. Dabei zeigte sich, dass viele Probleme nicht aus fehlender Motivation entstanden, sondern aus fehlender Vereinheitlichung: unterschiedliche Tickettypen, uneinheitliche Zustände, unklare Prioritäten und nicht konsequent gepflegte Backlogs erschwerten die Zusammenarbeit.
Ein wichtiger praktischer Schritt war deshalb die Strukturierung und Vereinheitlichung der Jira-Nutzung. Dazu gehörten Empfehlungen und Abstimmungen zu klaren Vorgangstypen, Akzeptanzkriterien, Ticketzuständen, Lösungsoptionen und Prioritäten. Ebenso wurde betrachtet, welche Projekte und Boards reduziert oder fokussiert werden sollten, um die Arbeit übersichtlicher zu machen.
Parallel wurde das methodische Zielbild ausgearbeitet. Dabei ging es nicht darum, SCRUM als abstraktes Modell zu erklären, sondern die konkreten Fragen des Teams zu beantworten: Wer priorisiert? Wann ist eine Anforderung bereit für die Umsetzung? Wie wird Kapazität geplant? Wie werden Fortschritt und Qualität sichtbar? Wie kommt Feedback aus Fachbereichen oder von Kunden regelmäßig zurück ins Team?
Eine besondere Herausforderung bestand in den unterschiedlichen Erfahrungsständen im Team. Einige Teammitglieder kannten agile Methoden bereits, andere hatten noch keine gemeinsame Grundlagenschulung erhalten. Daher wurden erste Coachings und Impulse so angelegt, dass sie ein gemeinsames Verständnis fördern und gleichzeitig konkrete Arbeitssituationen des Teams aufgreifen.
Der geplante Übergang an künftige Rollen – insbesondere SCRUM Master und Qualitätsbeauftragter – wurde in den Empfehlungen berücksichtigt. So konnte der Transformationsplan auch als Orientierung für neu zu besetzende Rollen dienen.
Ergebnis & Mehrwert für den Kunden
Das Projekt schuf eine klare Grundlage für die weitere agile Entwicklung des Teams Digitale Integration.
Erreichte Ergebnisse:
Fundierte Ist-Analyse der bestehenden Anforderungs-, Planungs- und Entwicklungsprozesse
Datenbasierte Auswertung der Jira-Nutzung, unter anderem zu Ticketentwicklung, Lösungszeiten und Priorisierung
Definierter SCRUM-Zielzustand mit Rollen, Events und Artefakten
10-Punkte-Transformationsplan für die schrittweise Einführung agiler Arbeitsweisen
SCRUM 7+1 Bausteinplan als konkreter Maßnahmenkatalog für die Umsetzung
Empfehlungen zur Standardisierung von Jira, inklusive Vorgangstypen, Ticketzuständen, Priorisierung und Akzeptanzkriterien
Erste agile Coachings und Impulse für Team und Product Owner
Mehrwert für den Fachbereich:
Anforderungen können künftig klarer beschrieben, priorisiert und in regelmäßigen Feedbackschleifen überprüft werden. Dadurch steigt die Chance, dass fachliche Erwartungen früher geklärt und besser in die Entwicklung übersetzt werden.
Mehrwert für die IT und das Entwicklungsteam:
Klare Rollen, definierte Prozesse und ein strukturierteres Backlog schaffen bessere Voraussetzungen für planbare Sprints, realistische Kapazitätsplanung und transparente Arbeitspakete.
Mehrwert für Management und Führung:
Der Transformationsplan bietet eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte. Er macht sichtbar, welche organisatorischen, methodischen und personellen Voraussetzungen für eine erfolgreiche SCRUM-Einführung geschaffen werden müssen.
Langfristiger Effekt:
Prosoz verfügt nun über einen realistischen Fahrplan, um agile Arbeitsweisen nicht nur punktuell einzusetzen, sondern nachhaltig im Team Digitale Integration zu verankern.
„Die Analyse hat uns gezeigt, wo wir im Team Digitale Integration bereits gute Voraussetzungen für agiles arbeiten haben – und wo uns noch verbindliche Strukturen fehlen. Der intensive Austausch mit den einzelnen Teammitgliedern sowie gemeinsame Workshops vor Ort, haben alle Beteiligten einbezogen und Rollen und Prozesse klar beleuchtet. Zudem wurden auch unsere aktuellen Arbeitsmittel wie Jira einbezogen und konkrete Handlungsschritte besprochen. So haben wir jetzt einen anwendbaren Fahrplan, wie wir SCRUM schrittweise und realistisch einführen können.“Dr. Freya Ostlinning, Leitung Digitale Integration bei Prosoz
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Die Zusammenarbeit war geprägt von einem pragmatischen Blick auf die Realität des Teams. Statt ausschließlich ein ideales SCRUM-Modell zu beschreiben, wurden vorhandene Strukturen, Rollen, Budgetrahmen und Erfahrungsstände berücksichtigt.
Wichtig war dabei die Verbindung aus Analyse und konkreter Umsetzbarkeit. Die viadee betrachtete nicht nur methodische Fragen, sondern auch die operative Arbeit in Jira, die Rolle des Product Owners, die Einbindung von Stakeholdern und die spätere Übergabe an neue Rollen wie SCRUM Master und Qualitätsbeauftragter.
So entstand ein Vorgehen, das die Organisation nicht überfordert, aber trotzdem klare Veränderungsimpulse setzt: mit verbindlicheren Prozessen, besserer Transparenz und einem gemeinsamen Verständnis davon, wie agile Zusammenarbeit im Team Digitale Integration künftig funktionieren kann.
Fazit
Prosoz hat mit Unterstützung der viadee eine belastbare Grundlage für die Einführung von SCRUM im Team Digitale Integration geschaffen. Die Kombination aus Ist-Analyse, Zielbild, Jira-Strukturierung, Rollenklärung und Transformationsplan macht die nächsten Schritte konkret planbar.
Der Erfolg des Projekts lag vor allem darin, agile Prinzipien mit der bestehenden Organisationsrealität zu verbinden. Dadurch entstand kein theoretisches Konzept, sondern ein umsetzbarer Fahrplan für mehr Transparenz, bessere Planbarkeit und kontinuierliche Verbesserung in der Produktentwicklung.
Lassen Sie uns sprechen!