Die nachfolgende Information gibt Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen sowie die sich aus der DSGVO ergebenden Rechte für Sie.
1 Datenschutzinformationen für Kund:innen und Vertragspartner:innen
Übersicht
1 Datenschutzhinweise für Kund:innen und Vertragspartner:innen
8 Verzicht auf Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung
2 Warum diese Datenschutzhinweise?
Wenn Sie
Kontakt zu uns aufnehmen aus Interesse an unseren Produkten und Dienstleistungen,
Angebote oder nähere Informationen zu uns und unseren Dienstleistungen und Produkten anfordern,
als Kund:in einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben oder
als Lieferant:in oder sonstige:r Geschäftspartner:in für uns tätig sind,
dann verarbeiten wir personenbezogenen Daten von Ihnen. Dies tun wir entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften und den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dabei handeln wir im Sinne der DSGVO als verantwortliche Stelle, als Besitzer Ihrer personenbezogenen Daten sind Sie Betroffener dieser Datenverarbeitung. Mit den Hinweisen auf dieser Seite kommen wir unseren Informationspflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung nach, und wir möchten Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten und Ihre zugehörigen Rechte gerne informieren.
3 Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:
viadee Unternehmensberatung AG
Anton-Bruchausen-Str. 8
48147 Münster
E-Mail: info@viadee.de
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Webseite.
4 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
4.1 Leadmanagement (Interessentenverwaltung)
4.1.1 Welche Daten von Ihnen werden von uns zu welchem Zweck verarbeitet?
Wir verarbeiten ihre geschäftlichen Kontaktdaten (Name, Titel, Telefonnummer, E-Mail, Abteilung, Position, Anrede, Du / Sie - Einstufung, Mobilfunknummer, Jobbezeichnung und die Postadresse), Informationen zu ihrem Unternehmen (Unternehmensname und Domain, Postadresse, Unternehmensgröße, Branche etc.) und Ihre privaten Kontaktdaten (Name, E-Mail) insofern, wie sie uns diese zur Verfügung stellen.
Zusätzlich verarbeiten wir Interessentendaten (Lifecycle-Phase, Themeninteresse, Produktinteresse, Bemerkungen), Kommunikations- und Kontaktinformationen (Notizen über Gespräche einschl. Telefon, Notizen zu durchgeführten Meetings, E-Mails, Themen und Produkt-Interessen) und Trackingdaten (Ihr Verhalten auf unseren Websites sowie in Bezug auf Marketingmails, z.B. Öffnung und Klicks), sofern solche Daten aus dem Kontakt oder dem Besuch unserer Webseiten hervorgehen und sie der Verarbeitung nicht widersprechen.
Wir verarbeiten ihre Daten zum Zwecke des Marketings, Vertriebs und zur Kundenneugewinnung.
4.1.2 Auf welcher rechtlichen Grundlage passiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen, insbesondere in der Gewinnung neuer Kunden, der Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen sowie der Förderung unseres Unternehmenszwecks.
Zusätzlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) i. V. m. Art. 7 DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
4.1.3 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Wir löschen personenbezogenen Daten von Interessenten regelmäßig und prüfen dazu, ob eine Ansprache erfolglos war und nach der Praxiserfahrung nicht mehr mit weiterem Kontakt oder einem Vertragsabschluss zu rechnen ist. Außerdem folgen wir dem Ziel der Datenminimierung und löschen personenbezogenen Daten, die nicht hinreichend aktuell sind oder nicht mehr dem eigentlichen Zweck der Verarbeitung dienen.
4.1.4 An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Wir nutzen für das Leadmanagement Dienste und Anwendungen von HubSpot Inc. und Microsoft Ireland Operations Ltd.. Die Unternehmen werden als Dienstleister für uns tätig und können im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.
Wir haben mit diesen Anbietern sog. Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.
Im Unternehmen haben nur Personen Zugriff auf Ihre Daten, die ihn zur Durchführung ihrer Tätigkeit (Marketing, Vertrieb, Kommunikation mit Interessenten) benötigen.
4.1.5 Wo werden die Daten verarbeitet?
Von HubSpot Inc. werden die Daten innerhalb der USA verarbeitet.
Von Microsoft Ireland Operations Ltd. erfolgt die Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraum (EU/EWR).
4.2 Customer Relationship Management (Kundenverwaltung und -betreuung)
4.2.1 Welche Daten von Ihnen werden von uns zu welchem Zweck verarbeitet?
Wir verarbeiten ihre geschäftlichen Kontaktdaten (Name, Titel, Telefonnummer, E-Mail, Abteilung, Position, Anrede, Du / Sie - Einstufung, Mobilfunknummer, Jobbezeichnung und die Postadresse), Informationen zu ihrem Unternehmen (Unternehmensname und Domain, Postadresse, Rechnungsadresse, Unternehmensgröße, Branche etc.) mindestens in dem Umfang, der zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und darüberhinaus, insofern sie uns diese zur Verfügung stellen.
Zusätzlich verarbeiten wir Kundendaten (Status für unser Unternehmen/ Lifecycle-Phase (Neukunde, Kunde, Interessent, …), Themeninteresse, Produktinteresse, Bemerkungen) und Kommunikations- und Kontaktinformationen (Notizen über Gespräche einschl. Telefon, Notizen zu durchgeführten Meetings, E-Mails, Themen und Produkt-Interessen), sofern solche Daten aus dem Kontakt hervorgehen und sie der Verarbeitung nicht widersprechen.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient der Verwaltung und Pflege von Kundendaten, um Anfragen zu bearbeiten, Geschäftsbeziehungen zu pflegen, Vertragsabwicklungen zu ermöglichen und Ihnen Informationen zu unseren Produkten und Dienstleistungen bereitzustellen.
4.2.2 Auf welcher rechtlichen Grundlage passiert das?
Sofern Sie als betroffene Person direkter Vertragspartner der viadee sein sollten, so stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage dar. Werden personenbezogene Daten von Ansprechpartnern verarbeitet, die für Kunden der viadee tätig sind, so erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Durchführung der vertraglichen Beziehung mit den Kunden. Darüber hinaus speichern wir ggf. personenbezogenen Daten von Ihnen im Rahmen Ihrer Geschäftsbeziehung zu uns aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Hierzu stellt Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die Rechtsgrundlage dar.
4.2.3 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Personenbezogenen Daten von Kund:innen und Vertragspartner:innen speichern wir mindestens für die Dauer der Vertragsbeziehung. Nach dem Ende einer Vertragsbeziehung prüfen wir regelmäßig, ob ein Kontakt als Interessent:in bestehen bleibt, oder nach der Praxiserfahrung nicht mehr mit weiterem Kontakt oder einem neuen Vertragsabschluss zu rechnen ist. Im letzten Fall werden Ihre Daten unter Berücksichtigung bestehender gesetzlicher Vorgaben zur Speicherung der Daten nach Möglichkeit gelöscht. Für einige Daten erfolgt die Löschung frühestens nach Ablauf gesetzlicher Gewährleistungs-, Archivierungs- und vergleichbarer Pflichten nach deren Ablauf entsprechend dem Ende handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen.
4.2.3 An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Wir nutzen für das Customer Relationship Management Dienste und Anwendungen von HubSpot Inc., Atlassian. Pty Ltd. und Microsoft Ireland Operations Ltd.. Die Unternehmen werden als Dienstleister für uns tätig und können im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.
Wir haben mit diesen Anbietern sog. Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.
Im Unternehmen haben nur Personen Zugriff auf Ihre Daten, die ihn zur Durchführung ihrer Tätigkeit (Marketing, Vertrieb, Verwaltung, Finanzbuchhaltung) benötigen.
4.2.4 Wo werden die Daten verarbeitet?
Von HubSpot Inc. werden die Daten innerhalb der USA verarbeitet.
Von Atlassian. Pty Ltd werden die Daten innerhalb Deutschlands verarbeitet.
Von Microsoft Ireland Operations Ltd. erfolgt die Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraum (EU/EWR).
4.3 Kommunikation und Kollaboration
4.3.1 Welche Daten von Ihnen werden von uns zu welchem Zweck verarbeitet?
Wir verarbeiten ihre geschäftlichen Kontaktdaten (Name, Titel, Telefonnummer, E-Mail, Anrede, Du / Sie - Einstufung und Mobilfunknummer), Informationen zu ihrem Unternehmen (Unternehmensname und Domain, Postadresse, Rechnungsadresse, Unternehmensgröße, Branche etc.) und Ihre privaten Kontaktdaten (Name, E-Mail) zur Kommunikation mit Ihnen und ggf. im Rahmen der internen Kommunikation im Unternehmen.
Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung und Dokumentation der geschäftlichen Kommunikation mit Kund:innen und Vertragspartner:innen, einschließlich Telefonaten, Videokonferenzen, persönlichen Besprechungen und sonstigen Austauschformen, zur Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Vertragsverhältnissen, zur effektiven Zusammenarbeit, sowie zur Wahrung berechtigter Interessen unseres Unternehmens an einer effizienten Gestaltung der unternehmensinternen Kommunikationswege sowie deren Vereinfachung.
4.3.2 Auf welcher rechtlichen Grundlage passiert das?
Sofern Sie als betroffene Person direkter Vertragspartner der viadee sein sollten, so stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b ) DSGVO die Rechtsgrundlage dar. Werden personenbezogene Daten von Ansprechpartnern verarbeitet, die für Kunden der viadee tätig sind, so erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Durchführung der vertraglichen Beziehung mit den Vertragspartner:innen und der effektiven Zusammenarbeit.
4.3.3 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Personenbezogenen Daten von Kund:innen und Vertragspartner:innen speichern wir mindestens für die Dauer der Vertragsbeziehung. Nach dem Ende einer Vertragsbeziehung prüfen wir regelmäßig, ob ein Kontakt als Interessent:in bestehen bleibt, oder nach der Praxiserfahrung nicht mehr mit weiterem Kontakt oder einem neuen Vertragsabschluss zu rechnen ist. Im letzten Fall werden Ihre Daten gelöscht.
4.3.4 An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Wir nutzen zur internen und externen Kommunikation Anwendungen von Microsoft Ireland Operations Ltd. (MS Office 365, Teams), Tactivos Inc. (Mural) und Zoom Video Communication Inc.. Ausschließlich zur internen Kommunikation nutzen wir zusätzlich Anwendungen von Atlassian Pty Ltd. (Jira und Confluence) und Salesforce mit dem Tochterunternehmen Slack Technologies, LLC (Chat, Telefonie und Videokonferenzen). Die Unternehmen werden als Dienstleister für uns tätig und können im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.
Wir haben mit diesen Anbietern sog. Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.
Im Unternehmen haben nur Personen Zugriff auf Ihre Daten, die ihn zur Durchführung ihrer Tätigkeit (Marketing, Vertrieb, Verwaltung, Finanzbuchhaltung) benötigen.
4.3.5 Wo werden die Daten verarbeitet?
Von Zoom Video Communication Inc., Salesforce/Slack Technologies, LLC und Tactivos Inc. werden die Daten innerhalb der USA verarbeitet.
Von Atlassian. Pty Ltd werden die Daten innerhalb Deutschlands verarbeitet.
Von Microsoft Ireland Operations Ltd. erfolgt die Datenverarbeitung in der Regel innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraum (EU/EWR). Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) kann jedoch nicht gänzlich ausgeschlossen werden, weil innerhalb einer Kommunikation z.B. über Microsoft Teams das Routing über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Videokonferenzen in einem Drittland aufhalten.
4.4 Verarbeitung personenbezogener Daten von Lieferanten und anderen Geschäftspartner:innen
4.4.1 Welche Daten von Ihnen werden von uns zu welchem Zweck verarbeitet?
Wir verarbeiten ihre geschäftlichen Kontaktdaten (Name, Titel, Telefonnummer, E-Mail, Abteilung, Position, Anrede, Mobilfunknummer, Jobbezeichnung und die Postadresse) und Informationen zu ihrem Unternehmen (Unternehmensname und Domain, Postadresse, Rechnungsadresse, Unternehmensgröße, Branche etc.) mindestens in dem Umfang, der zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist und darüberhinaus, insofern sie uns diese zur Verfügung stellen.
Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung und Dokumentation unserer Geschäftsbeziehung, die Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Vertragsverhältnissen, sowie die Wahrung berechtigter Interessen unseres Unternehmens an einer effizienten Gestaltung unserer Geschäftsbeziehungen.
4.4.2 Auf welcher rechtlichen Grundlage passiert das?
Sofern Sie als betroffene Person direkter Vertragspartner der viadee sein sollten, so stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b ) DSGVO die Rechtsgrundlage dar. Werden personenbezogene Daten von Ansprechpartner:innen verarbeitet, die für Vertragspartner:innen der viadee tätig sind, so erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Durchführung der vertraglichen Beziehung und der effektiven Zusammenarbeit.
4.4.3 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Personenbezogenen Daten von Lieferanten und anderen Geschäftspartner:innen speichern wir mindestens für die Dauer der Vertragsbeziehung. Nach dem Ende einer Vertragsbeziehung prüfen wir regelmäßig, ob nach der Praxiserfahrung nicht mehr mit weiterem Kontakt oder einem neuen Vertragsabschluss zu rechnen ist. Im letzten Fall werden Ihre Daten gelöscht.
4.4.4 An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Wir nutzen zur Verwaltung von Geschäftspartner:innen Anwendungen der DATEV eG (FiBu), d.velop AG (DMS), invoicefetcher UG (Rechnungsverarbeitung), Pleo Technologies A/S (Virtuelle Kreditkarten) und audeoSoft GmbH (Geschäftspartner Management). Die Unternehmen werden als Dienstleister für uns tätig und können im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.
Wir haben mit diesen Anbietern sog. Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, die sicherstellen, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.
Im Unternehmen haben nur Personen Zugriff auf Ihre Daten, die ihn zur Durchführung ihrer Tätigkeit (Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Partnermanagement) benötigen.
4.4.5 Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Daten werden innerhalb Deutschlands oder der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraum (EU/EWR) verarbeitet.
4.5 Produkt- und Leistungsbereitstellung (Softwareentwicklung, IT-Betrieb, Support, Beratung)
Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten oder personenbezogenen Daten Ihrer Kund:innen im Rahmen einer beauftragten Dienstleistung, zur Softwareentwicklung oder des IT-Betriebs und Supports, so erfolgt dieses gem. DSGVO als Auftragsverarbeiter gem Art. 28 DSGVO. Wir schließen in diesem Fall einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag ab, in dem die Verarbeitung personenbezogener Daten beschrieben und gem. DSGVO geregelt wird.
5 Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Des Weiteren haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
6 Kontaktdaten Datenschutzbeauftragte
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte zunächst an unseren Datenschutzkoordinatoren unter datenschutz@viadee.de.
Wir haben zudem für unser Unternehmen eine Datenschutzbeauftragte bestellt:
Heike Wedekind
datenschutz süd GmbH
Hohenzollernring 54
50672 Köln
E-Mail: office@datenschutz-sued.de
7 Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
8 Verzicht auf Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung
Wir verzichten auf Verfahren automatisierter Entscheidungsfindungen zur Bearbeitung personenbezogener Daten einschließlich eines Profiling i.S.v. Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO.
9 Änderung dieser Datenschutzinformationen
Wir überarbeiten diese Datenschutzinformationen bei Änderungen an internen Geschäftsprozessen oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.
Stand: 13.08.2025